意外と知らない歓送迎会の段取りとマナー
歓送迎会の日程の決め方
歓送迎会の主役は当然ながら新しく入ってきた新人と職場を去る同僚や先輩、上司です。
近年は歓迎会と送別会をセットで行うケースが多いからこそ歓送迎会を行うようになっています。
誰のスケジュールに合わせるべきかを考えた際に主役に合わせるのが普通です。
特に会社を辞める人を優先して考えることでわだかまりのない中でそれが行えます。
少し経過してからやってしまうと、最近入った新人も参加しており何かと気を遣うような状況になってしまいます。
段取りを踏まえるだけでなく、マナーを知ることでだれしもが気持ちよく参加できる形にしていけます。
主役となる新人やお別れする同僚などのリサーチをしてから、その日時を決めていきます。
理想的なのは退職日や異動日、そして入社日当日ですが、優先されるべきは異動する人や退職する人です。
また定年退職をする人がいればその人が最優先です。
ただ主役を優先する一方で、業務は行われており業務の都合のよさそうなタイミングや上司が出席できるタイミング、大勢で参加できるタイミングなども考慮しないといけません。
実際に幹事を務める人が大変なのはそれぞれの日程調整を行い、場合によっては苦渋の決断をしなければならないことです。
歓送迎会の会場選びについて
次に会場をどこにするかですが、理想的なのは会社の近くです。
そうすることで都合がつきやすくなるためほとんどのケースでは会社から歩いてすぐ、もしくは最寄駅周辺でセッティングします。
会社によっては会社の中で簡単に行うケースもあります。
お寿司を注文しビールなどを買ってきてその中で軽くやってしまうというものです。
これならすぐに参加できるだけでなく、もっと喋りたい人は居酒屋で飲み直すこともできます。
適したお店がない場合や車で会社に来ている人が多い場合は改めて別日にレクリエーションの形で歓送迎会を行うこともあります。
後の段取りは忘年会などとそこまで変わりません。
乾杯をする人を決める場合もその部署の上司が行うのが一般的であり、その歓送迎会に参加するであろう上司に声かけをしておけば大丈夫です。
その上司が新人や異動もしくは退職をする同僚を紹介していく形にすれば、より気持ちよく迎え入れられるだけでなくしっかりと送り出せます。
あとは余興などを準備すればいいですが、あえて主役にお願いするケースや主役をもてなす意味合いを込めて部署全体で余興を準備するのも1つです。
その部分はいわゆる社風が出やすく、新人を迎え入れる立場からすれば失敗はできません。
一方で主役とされる側も歓送迎会でのマナーというものを知っておかないといけません。
そこで初めて接する人やより深い話をする人がほとんどであるため、ここで失態を演じてしまうとスタートで出遅れてしまい、大変な思いをしかねないからです。
マナーで心がけたいのは、場を白けさせるようなことは避けることです。
そして自分だけでなく相手もその場を楽しんでいることを知ってお互いに楽しい環境でいられるようにすることも主役には求められます。
お酒を飲みすぎて失敗するなどの行為は一番やってはいけないことであるため、注意が必要です。
新人が気をつけなければならないこと
新人が気をつけたいのはお酌です。
お酌をしていくことでコミュニケーションをとれるのが普通ですが、いきなりお酌をして回るのは失礼です。
そこで覚えておきたいのは元気よく挨拶を行い簡単な自己紹介をしてお酌をすることです。
その時に自らもグラスを持っていると、相手からお酌をされることがあります。
たいていは先輩であることが多いため、恐縮しながらお酌をされてそれをいただいたり、仕事をしていくうえでの金言を授けられたりするためあとはリアクションをしっかりとれば問題ありません。
難しく考える人もいますが、実はそこまで難しいものでもありません。
新人が空回りするのが歓送迎会でよく見られますが、新人だからといって余興を強要しないようにするのが新人のみならず、迎え入れる側にも持っておきたいマインドです。
新人はここで失敗できないと思って空回りをしてしまい、結果的に多くの社員を引かせてしまうことが多々あります。
しかし新人が悪いわけではなく、そうなってしまう環境にさせた側、特に幹事に責任があります。
せっかくの新人の頑張りが無駄になるだけでなく大きなダメージを負わせてしまうからです。
むしろ余興でも一生懸命先輩たちは頑張るんだと新人に思わせたほうが色々とプラスが大きいはずです。
お酌をする場合にはできるだけ全員にするのが理想的です。
そうしないと、なぜ自分にお酌がないのかと怒り出す人が出てくるからです。
そうした事態も幹事は認識しなければならず、むしろ幹事が新人を引き連れて挨拶に同行させるようなことも大事です。
若手が幹事をするのではなく、年次を見ても真ん中あたりの人が務めることで若手に対する配慮だけでなく、目上の人物への気配りなどもできるようになるため、幹事の人選が実に重要です。
最終更新日 2025年5月19日 by leshal
